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DESDE EL 1 DE NOVIEMBRE DE 2010 EL USO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA SERÁ OBLIGATORIO PARA CONTRATAR CON EL SECTOR PÚBLICO ESTATAL

Transcurridos 18 meses de la entrada en vigor de la Ley LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, que entro en vigor el 1 de mayo de 2008, se extiende la obligatoriedad del uso de la factura electrónica para todos los contratos del sector público estatal; no obstante, en los contratos menores, la utilización de la factura electrónica será obligatoria cuando así se establezca expresamente en estas Órdenes de extensión.

La factura electrónica o efactura ya venia siendo obligatoria desde 1 de agosto de 2009 para las sociedades que no puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.

El ámbito de aplicación de esta Ley es además de para la Administración General del Estado, para las Comunidades Autónomas, Administraciones Locales, Seguridad Social, Universidades y Sociedades Públicas.

En la LEY 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, se define la factura electrónica como un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.

Una e-Factura necesita por tanto de un formato electrónico y de una transmisión telemática, que deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

El artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma electrónica reconocida como:

“la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”.

Obligaciones legales para el expedidor:

1. Reglamento sobre Facturación Electrónica

La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinada disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el

Real Decreto 1496/2003, que es el reglamento de facturación. Al respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el Artículo 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.

2. Creación de la factura

Mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.

3. Firma electrónica reconocida

4. Remisión telemática

5. Conservación de copia o matriz de la Factura

Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas.

También han existido dudas sobre si las facturas electrónicas pueden emitirse en copia o sólo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia Tributaria lo ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente definición:

“Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas....

6. Contabilización y anotación en registros de IVA

7. Conservación durante el período de prescripción

8. Garantía de accesibilidad completa

Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:

· visualización,

· búsqueda selectiva,

· copia o descarga en línea e impresión.

Esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoria e inspección de las facturas electrónicas. (Articulo 9 del RD 1496/2003)

9. Subcontratación a un tercero

Todas las fases anteriores pueden ser subcontratardas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

Regulado en el artículo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro en ese mismo párrafo que, aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.

Obligaciones legales para el destinatario:

1. Recepción de la factura por medio electrónico

· Verificación de los contenidos mínimos exigibles y

· Verificación segura de la firma electrónica.

Regulado en el artículo 21 e inherente a las obligaciones de la conservación de las facturas electrónicas se indica que:

“el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma”.

A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura desde la matriz, el destinatario debe conservar los originales firmados.

2. Contabilización y anotación en registros de IVA

3. Conservación durante el período de prescripción

4. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa

· visualización,

· búsqueda selectiva,

· copia o descarga en línea e impresión.

5. Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad

¿Cómo hacer una factura electrónica o e-factura?

La mayor parte de las PYMES todavía no están adaptadas al formato de factura electrónica, por lo que probablemente no tengan la posibilidad de generar facturas electrónicas con facilidad. Para la generación esporádica de facturas electrónicas se pueden recurrir a paginas como:






Comentarios

Beatriz López ha dicho que…
¿De dónde salen estas fechas si la LCSP anuda la obligatoriedad de la factura-e a la entrada en vigor no de la propia LCSP sino de las normas que ha de aprobar el Ministerio de Economía y Hacienda y la Orden conjunta de los Ministros de Economía y Hacienda y de Industria, Turismo y Comercio, normas que, por lo que a mi me consta, no han sido aprobadas?

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