El uso de los mapas se remonta a los
inicios de la humanidad con la finalidad de conocer el mundo que nos rodea. Un
mapa es un instrumento de gran utilidad si no queremos perdernos.
Si hacemos mapas según la RAE estamos mapeando.
En lo referente a la contabilidad, es
fundamental no perderse y desde el descubrimiento
del ábaco para ayudarnos en los cálculos hemos pasado a complejos planes
contables, al uso de ERPs y programas de Business Intelligence.
El mapeo de las cuentas contables y la
correcta estructuración del plan contable de cada empresa es algo de gran
importancia, no solo de cara a cumplir con los requisitos legales de
presentación de cuentas, sino también de cara a obtener la máxima información
de cara a la toma de decisiones.
Una mala elaboración y estructuración de
un plan contable en una empresa puede suponer grandes trastornos en el futuro
así como la pérdida de información fundamental de cara a la toma de decisiones.
Hace años tuve la oportunidad de
participar en la implantación de un programa de inteligencia empresarial (business
intelligence) por requerimiento de uno de los socios internacionales del grupo
de empresas, en este caso se trato del programa COGNOS y una de mis funciones
fue toda la reestructuración del plan contable del grupo para su correcto
funcionamiento. En cualquier caso, no hace falta instalar sistemas tan
sofisticados para exprimir un plan contable y cualquier empresa que desglose
los planes contables en función de las partidas sobre las que quiere realizar
un especial seguimiento puede hacerlo elaborando un buen plan de cuentas.
Si bien un mapeo de cuentas contables
nos indica como están direccionados los inputs de información hacia las cuentas
contables, una buena estructura contable nos permitirá escudriñar las partidas
de gastos e ingresos desde las más relevantes hasta partidas menos
significativas de cara a la toma de decisiones.
Por otra parte, de cara a la
homogenización previa a la consolidación contable de los grupos de empresas es
fundamenta la correcta estructuración de los planes de cuentas y una reflexión
profunda sobre las cuentas a utilizar antes de empezar a introducir apuntes
contables.
La homogeneización en consolidación exige
entre otras cosas que las distintas sociedades utilicen los mismos criterios
contables que la matriz y que las cuentas de las distintas sociedades que
consolidan presenten la misma estructura y utilicen los mismos términos
contables.
Para adaptar el plan
contable a las necesidades de información de la empresa podemos seguir las
pautas de elaboración de los mapas conceptuales siguiendo los siguientes pasos:
1.
Selección de los conceptos más
significativos. Debemos pensar que es lo que queremos obtener de nuestra
contabilidad y cuáles van a ser los indicadores clave que utilizaremos para
tomar decisiones.
2.
Agrupar las partidas en función de su
naturaleza.
3.
Jerarquización de las partidas desde lo
más general a lo más especifico, algo que haremos con los grupos y subgrupos
del plan contable. Una correcta agrupación nos permitirá al imprimir cuentas de
resultados y balances según los dígitos elegidos obtener información muy útil.
Por su parte, una característica común de todos los ERPs es la navegación desde
lo general a lo específico y desde lo específico a lo general, permitiéndonos
acceder desde un presupuesto hasta la cuenta contable de la venta final, por
poner un ejemplo.
4.
Realizar las conexiones y relaciones
entre los diferentes conceptos. Esto es algo que hacen muy bien los programas
de inteligencia de negocio.
5.
Comprobación. Hay que comprobar que la
información proporcionada es consistente. Los balances y cuentas de PyG a
diferentes dígitos son una buena manera de realizar comprobaciones.
6.
Reflexión y revisión periódica del
sistema, ya que una empresa tiene que ir adaptando sus sistemas de información
con el paso del tiempo. Un ejemplo de esto es la reciente incorporación de la
información obtenida de las redes sociales a la los procesos de gestión de las
empresas. Empresas como Zara basan su éxito en la continua adaptación a las
necesidades de los clientes y para poder adaptarse a las cambiantes necesidades
de los clientes nuestros sistemas de información deben adaptares y revisarse
para proporcionar información relevante para la toma de decisiones.
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