LAS 10 PRIMERAS COSAS QUE DEBE DE HACER UN RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN AL INCORPORARSE A UNA PYME.
En mi opinión las 10 primeras cosas que debe
hacer un Responsable de Administración que aterriza en una empresa son las
siguientes:
- Lo
primero una auditoria interna, con el objeto de determinar cual es la
situación administrativa y si la contabilidad refleja la imagen fiel de la
empresa.
- Auditoria
financiera, para ver si las cuentas bancarias que hay son las que necesita
la empresa ya que pueden darse casos con demasiadas cuentas bancarias o
que la empresa necesite diversificar sus posiciones trabajando con más
entidades financieras. En este punto se deben analizar los prestamos con
el objeto de ver si la financiación de la empresa es la optima, y analizar
vencimientos e intereses. También hay que repasar las condiciones que
ofrece cada entidad financiera con el objeto de realizar con cada una las
operaciones con menores comisiones.
- Conciliación
de cuentas bancarias y del resto de cuentas contables prestando especial
atención a las cuentas de proveedores, clientes, y las cuentas del
subgrupo 55. Debemos de revisar los saldos de la cuenta de partidas
pendiente de aplicación ya que en ocasiones se convierte en un saco de la
mala gestión contable.
- Conciliación
de cajas, y revisión procedimientos.
- Ver
si se tienen certificados electrónicos para acceder entre otras a la web
de la agencia tributaria y a las comunicaciones de esta, y en caso
contrario solicitarlos.
- Evaluación
del desempeño de tareas. Que hace cada persona dentro del departamento de administración.
Se debe trabajar para optimizar el rendimiento y en ocasiones hay que
abordar reestructuraciones más amplias.
- Si
la empresa no dispone de presupuestos, hay que ponerse manos a la obra. Si
no sabemos a donde queremos ir difícil será que lleguemos. Pero los
presupuestos no pueden quedarse en una simple declaración de intenciones, deben
de ir más allá del documento en donde se plasman, debiendo asignarse los
recursos necesarios para cumplir objetivos.
- También
es aconsejable realizar un muestreo del inventario y en función de sus
resultados realizar hacer inventario de todas las existencias.
- Otro
punto a analizar debe de ser un repaso de los activos en balance y comprobar
que se han dotado correctamente las amortizaciones.
- Además
debemos de analizar el fondo de maniobra, el punto de equilibrio y hacer
un análisis del Cash flow, haciendo las previsiones de tesorería que nos
permitan cumplir con nuestros compromisos de pagos.
En mi
opinión estos son los principales pasos que se deben de dar cuanto un
Responsable de Administración toma las riendas del departamento en una empresa.
¿Me
dejo algo en el tintero?
Comentarios
Quizá deberiamos hablar también de una revisión de las condiciones financieras con las entidades de crédito, para ver si las podemos mejorar, realizando una gestión financiera conjunta y anticipada, al principio del año, para ello el presupuesto de tesorería es importantisimo.
Me permito informarte, que para llevar a cabo una formación profesional en este sentido, la Universidad de Valencia propone un postgrado a distancia (e-learnig) con una plataforma muy activa, titulado "Diploma de Especialización Profesional Universitario en Gestión financiera y contable con la Pyme. Esta abierta la preescripción en:
http://postgrado.adeit-uv.es/es/cursos/direccion_y_gestion_empresarial-1/12123150/datos_generales.htm
Perdonar por la publicidad, pero es que sinceramente pienso que es necesaria una formación profesional para dirigir una Pyme.
Un saludo cordial
Ghttp://gregorio-labatut.blogspot.com.es/
regorio Labatut Serer
Como todo lo que indicas no se puede hacer a la vez yo veo 2 fases:
.- La primera con la "cabeza gacha" (trabajo de mesa) revisando todo lo que has indicado a los que me permitiría incluir un archivo y control Laboral de la empresa (Convenio, Contratos, Altas, Bajas, situaciones especiales, Nóminas y Seguros Sociales), así como cualquier hecho o proceso que termine convirtiéndose en un hecho económico, con el objetivo de que la Contabilidad que recibes refleje la situación Real de la empresa.
.- La segunda fase con la "cabeza alta", (observando fuera de tu mesa) es decir aquellas cosas que no depende de Administración/Contabilidad sino de la cultura de la empresa y su organización; cómo se recibe la información, quién la genera, si es correcta, adecuada en el tiempo, cómo mejorarla, si es necesaria o no, y de ésta forma conseguir optimizar los canales de información necesarios para cumplir con el objetivo que entiendo debe ser el principal y a ser posible con el mínimo esfuerzo.... que la contabilidad se convierta en una herramienta de trabajo orientada a la toma de decisiones y que facilite la obtención de resultados.
Saludos,
Respecto al punto numero uno, me atrevería a añadir lo siguiente:
Conciliación contable-fiscal-laboral:
¿Se han presentado correctamente todas las declaraciones periódicas, IVA, IRPF, pagos a cuenta junto con las declaraciones anuales?
¿Coinciden sus cifras con lo declarado en contabilidad?
Si no es así,¿ dónde se han producido las diferencias y por qué?
¿ la importancia relativa de las mismas es importante?
¿Partidas de nóminas, seguros sociales , modelos 111, 390, etc coinciden con las presentaciones correspondientes y los recibos de salarios?...
No sé que os parece.
A mi parecer añadiría un ate entre la CIRBE y la deuda con entidades financieras del balance.
Otra cuestión interesante es analizar la composición de las NOF frente a la del fondo de maniobra.
También es interesante analizar la composición de las cuentas de impuestos anticipados y diferidos frente a la declaración del impuesto de sociedades para ver que reflejan correctamente los créditos fiscales.
Ojo con lo clientes, hay que revisarlos a fondo por si hay que dotar alguna provisión y ver la cuestión de si es posible recuperar ese IVA impagado en cado de que lo haya.
Un saludo!!!