Antes de cuatro meses de la fecha de cierre del ejercicio hay que legalizar los libros contables. Los libros que obligatoriamente se debe legalizar son:
• El libro diario.
• El libro de inventario y cuentas anuales.
Las formas de legalizar los libros son:
- Presentación manual en formato papel. Para ello hay que presentarlas directamente en el registro mercantil o cámaras de comercio. Para ello hay que adquirir un impreso en el Registro o cámaras de comercio, en el cual se detallará los libros que presentan a legalizar. En dicha instancia se cumplimentaran datos del presentante, domicilio, teléfono, sociedad que se presenta a su legalización, año que se presenta, libros, totalidad de folios que contienen, año anterior de cierre y sobre todo y obligatorio sello de la sociedad.
- Presentación en soporte Magnético. Para ello hay que usar el programa Legalia que se descarga de la web del colegio de registradores de España. Este programa elabora una instancia de presentación en la cual figuran los datos registrales de la sociedad, presentante y las huellas digitales de cada libro que se presenta a su legalización.
Una vez legalizado el disco se lo lleva el cliente junto con la factura.
- Presentación telemática mediante Firma Electrónica. Para la presentación telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de Firma Electrónica reconocida expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores.
Los ficheros e realizan través del programa Legalia y RLegalia, con los programas contables que dispongan las sociedades. Para enviarlos hay que hacerlo mediante la plataforma HERMES WEB.
El pago se hace mediante banco y las facturas se envían por correo electrónico al buzón de notificaciones.
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