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LAS 10 PRIMERAS COSAS QUE DEBE DE HACER UN RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN AL INCORPORARSE A UNA PYME.


Las PYMES tienen un crecimiento en ocasiones muy rápido y vigoroso. En una empresa podemos aplicar el eslogan de aquel anuncio de neumáticos que decía “la potencia sin control no sirve de nada”. Es relativamente común que las empresas durante su nacimiento y una primera fase de su crecimiento se centren en la generación de volumen de negocio, pero llega un momento en que o se le presta atención a la administración y se cuenta con un Responsable de Administración, Jefe de Administración, Director Financiero o como queramos llamarle o el crecimiento de la empresa se vera afectado por los problemas administrativos y por la falta de información sobre la gestión de la empresa que nos permita tomar decisiones.

En mi opinión las 10 primeras cosas que debe hacer un Responsable de Administración que aterriza en una empresa son las siguientes:

  1. Lo primero una auditoria interna, con el objeto de determinar cual es la situación administrativa y si la contabilidad refleja la imagen fiel de la empresa.
  2. Auditoria financiera, para ver si las cuentas bancarias que hay son las que necesita la empresa ya que pueden darse casos con demasiadas cuentas bancarias o que la empresa necesite diversificar sus posiciones trabajando con más entidades financieras. En este punto se deben analizar los prestamos con el objeto de ver si la financiación de la empresa es la optima, y analizar vencimientos e intereses. También hay que repasar las condiciones que ofrece cada entidad financiera con el objeto de realizar con cada una las operaciones con menores comisiones.
  3. Conciliación de cuentas bancarias y del resto de cuentas contables prestando especial atención a las cuentas de proveedores, clientes, y las cuentas del subgrupo 55. Debemos de revisar los saldos de la cuenta de partidas pendiente de aplicación ya que en ocasiones se convierte en un saco de la mala gestión contable.
  4. Conciliación de cajas, y revisión procedimientos.
  5. Ver si se tienen certificados electrónicos para acceder entre otras a la web de la agencia tributaria y a las comunicaciones de esta, y en caso contrario solicitarlos.
  6. Evaluación del desempeño de tareas. Que hace cada persona dentro del departamento de administración. Se debe trabajar para optimizar el rendimiento y en ocasiones hay que abordar reestructuraciones más amplias.
  7. Si la empresa no dispone de presupuestos, hay que ponerse manos a la obra. Si no sabemos a donde queremos ir difícil será que lleguemos. Pero los presupuestos no pueden quedarse en una simple declaración de intenciones, deben de ir más allá del documento en donde se plasman, debiendo asignarse los recursos necesarios para cumplir objetivos.
  8. También es aconsejable realizar un muestreo del inventario y en función de sus resultados realizar hacer inventario de todas las existencias.
  9. Otro punto a analizar debe de ser un repaso de los activos en balance y comprobar que se han dotado correctamente las amortizaciones.
  10. Además debemos de analizar el fondo de maniobra, el punto de equilibrio y hacer un análisis del Cash flow, haciendo las previsiones de tesorería que nos permitan cumplir con nuestros compromisos de pagos.
 En mi opinión estos son los principales pasos que se deben de dar cuanto un Responsable de Administración toma las riendas del departamento en una empresa.

¿Me dejo algo en el tintero?

Comentarios

Gregorio Labatut Serer. ha dicho que…
Es perfecto José Ramón. Creo que no te has dejado nada, incluso has tocado el tema de los presupuestos, que sobre todo el de tesorería es importantisimo, a mi parecer.
Quizá deberiamos hablar también de una revisión de las condiciones financieras con las entidades de crédito, para ver si las podemos mejorar, realizando una gestión financiera conjunta y anticipada, al principio del año, para ello el presupuesto de tesorería es importantisimo.
Me permito informarte, que para llevar a cabo una formación profesional en este sentido, la Universidad de Valencia propone un postgrado a distancia (e-learnig) con una plataforma muy activa, titulado "Diploma de Especialización Profesional Universitario en Gestión financiera y contable con la Pyme. Esta abierta la preescripción en:
http://postgrado.adeit-uv.es/es/cursos/direccion_y_gestion_empresarial-1/12123150/datos_generales.htm
Perdonar por la publicidad, pero es que sinceramente pienso que es necesaria una formación profesional para dirigir una Pyme.
Un saludo cordial
Ghttp://gregorio-labatut.blogspot.com.es/
regorio Labatut Serer
Raúl González ha dicho que…
José Ramón, como siempre acertado y equilibrado.
Como todo lo que indicas no se puede hacer a la vez yo veo 2 fases:
.- La primera con la "cabeza gacha" (trabajo de mesa) revisando todo lo que has indicado a los que me permitiría incluir un archivo y control Laboral de la empresa (Convenio, Contratos, Altas, Bajas, situaciones especiales, Nóminas y Seguros Sociales), así como cualquier hecho o proceso que termine convirtiéndose en un hecho económico, con el objetivo de que la Contabilidad que recibes refleje la situación Real de la empresa.
.- La segunda fase con la "cabeza alta", (observando fuera de tu mesa) es decir aquellas cosas que no depende de Administración/Contabilidad sino de la cultura de la empresa y su organización; cómo se recibe la información, quién la genera, si es correcta, adecuada en el tiempo, cómo mejorarla, si es necesaria o no, y de ésta forma conseguir optimizar los canales de información necesarios para cumplir con el objetivo que entiendo debe ser el principal y a ser posible con el mínimo esfuerzo.... que la contabilidad se convierta en una herramienta de trabajo orientada a la toma de decisiones y que facilite la obtención de resultados.

Saludos,
Unknown ha dicho que…
Podrías ampliar un poco más el punto 1? Cómo harías la auditoría interna? Me parece muy importante. Yo añadiría el tener bien controlado el archivo de cuentas anuales desde que empezó la empresa y todos los modelos fiscales presentados para estar preparado ante una posible inspección
Unknown ha dicho que…
Soy Almudena no se porque no aparece el nombre
En lo relativo a los modelos fiscales si tienes un certificado digital, algo que me parece fundamental hoy en día tienes acceso a los modelos fiscales presentados. En lo relativo a la auditoria empezaría con un mayor de sumas y saldos, y partiendo de él iría viendo los mayores de las cuentas y realizando los ajustes necesarios para que la contabilidad refleje la imagen fiel (con un simple vistazo al mayor de sumas y saldos se detectan muchos errores al ver partidas con saldos contrarios a su naturaleza, principalmente en cuentas de proveedores y clientes). Muchos de los otros puntos que se desarrollan en el post se pueden considerar como parte de la auditoria interna.
Jose Luis Sánchez ha dicho que…
Buenos días Jose Ramón... y cía:
Respecto al punto numero uno, me atrevería a añadir lo siguiente:
Conciliación contable-fiscal-laboral:
¿Se han presentado correctamente todas las declaraciones periódicas, IVA, IRPF, pagos a cuenta junto con las declaraciones anuales?
¿Coinciden sus cifras con lo declarado en contabilidad?
Si no es así,¿ dónde se han producido las diferencias y por qué?
¿ la importancia relativa de las mismas es importante?
¿Partidas de nóminas, seguros sociales , modelos 111, 390, etc coinciden con las presentaciones correspondientes y los recibos de salarios?...
No sé que os parece.
Maite ha dicho que…
Me gustaría por favor.que incidieras en el ultimo punto, donde puedo sacar información o si ya has hablado de ello como obtenerlo etc
Javier ha dicho que…
Muy útil el post, con tu permiso añado los siguientes:

A mi parecer añadiría un ate entre la CIRBE y la deuda con entidades financieras del balance.

Otra cuestión interesante es analizar la composición de las NOF frente a la del fondo de maniobra.

También es interesante analizar la composición de las cuentas de impuestos anticipados y diferidos frente a la declaración del impuesto de sociedades para ver que reflejan correctamente los créditos fiscales.

Ojo con lo clientes, hay que revisarlos a fondo por si hay que dotar alguna provisión y ver la cuestión de si es posible recuperar ese IVA impagado en cado de que lo haya.

Un saludo!!!
Marina Mesa Carrera ha dicho que…
Como siempre José Ramón, me resulta muy útil y acertado tu post.Saludos!!

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