La factura electrónica es un
documento con valor tributario generado por medios informáticos en formato
electrónico, que reemplaza a la factura en papel conservando su mismo valor
legal y que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios
telemáticos.
Es incuestionable que el uso de
la facturación electrónica supone un ahorro tanto para el emisor que puede
estar en torno a los 2€ por factura, como para el receptor que puede rondar los 0,75 euros.
Entre las muchas ventajas de la
facturación electrónica se encuentran:
- Ahorro de costes tanto de gestión como del papel.
- Mejora de la eficiencia de los procedimientos administrativos
- Automatiza la administración y facilita la automatización de la contabilidad del receptor.
- Se agiliza el envío de las facturas y se evita las pérdidas de tiempo relativas a retrasos en la recepción de las facturas.
- Además en el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.
Para realizar la facturación electrónica es necesario
recabar la aceptación del cliente debiendo de haber informado por escrito el
expedidor de que a partir de la fecha en que quede constancia de su aceptación,
se procederá a la remisión de facturas en formato electrónico.
Además se deberá precisar la forma en que una vez
aceptado se procederá a recibir la factura electrónica, así como, la
posibilidad de que el destinatario, que haya dado su consentimiento expreso o
tácito pueda revocarlo y la forma en que podrá realizarse esa revocación.
La aceptación puede ser expresa (por ejemplo, mediante un escrito de
aceptación de la factura electrónica) o tácita (por ejemplo, mediante la
constatación de que el destinatario ha accedido a la página web o portal
electrónico del expedidor en el que se ponen a su disposición la facturas
electrónicas y no ha comunicado su rechazo a la recepción de las facturas
electrónicas).
El artículo 8.1 del Real Decreto 1619/2012 del Reglamento
que regula las obligaciones de facturación establece que las facturas podrán
expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita
garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la
integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y
durante todo el periodo de conservación, siendo el escenario más frecuente el
uso de una firma electrónica reconocida, aunque en algunos sectores se usa EDI.
En lo relativo al formato
por un lado tenemos la estructura del
fichero que soporta el contenido legal de la factura y que puede ser XML, PDF,
HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros y por otro lado el formato de la
estructura de la firma, donde tampoco existe un formato único ya que puede
usarse PKCS7, XadES, PDF, etc.Tanto el contenido de la factura , llamémoslo
factura, como la firma vienen en un único fichero normalmente con extensión
".fir", siendo aconsejable la utilización de estándares.
Por su parte, el destinatario de la factura tiene la
obligación de verificar la validez de la firma y por tanto el certificado
firmante para lo que debe de disponer de los medios informáticos necesarios. Además debe almacenar
los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de
ellas, caso de no venir en el mismo fichero. También está obligado a permitir
el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita
poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se pueda
buscar cualquier dato de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar
copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimir en papel
cuando sea necesario.
Las normas legales que rigen la facturación electrónica son:
- Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga al Real Decreto 1619/2012 anterior.
Enlaces:
Comentarios
Por otra parte cada día estoy recibiendo más facturas de proveedores por correo electrónico pero sin ningún tipo de firma.