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Workflow de aprobación de facturas. ¿Cómo aprobáis las facturas en vuestras empresas?



A partir de la entrada en vigor de la nueva Ley deMorosidad, la Ley 15/2010, de 5 de julio los plazos de pago obligan a la agilización de la tramitación de facturas.
 
Es de todos ya sabido que desde el 1 de enero de 2013 el plazo de pago obligado por Ley es de  60 días desde la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios y que este plazo de pago no podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes.
 
Es por ello, que en la actual coyuntura las empresas y administraciones se ven obligadas a agilizar la tramitación de las facturas de sus proveedores, ya que cualquier factura debe ser sometida a revisión y aprobación en todas las organizaciones antes de ser pagada.

Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, la aprobación manual de mesa en mesa es algo que las empresas de cierto tamaño han sustituido por un workflow automatizado de aprobación de facturas.
Pero, ¿Qué es un workflow de aprobación de facturas?
 
Workflow, o flujo de trabajo, es la concatenación de tareas encaminadas a completar un proceso de negocio.

En el caso concreto de la aprobación de facturas nos referimos a la aplicación que facilita que a los diferentes usuarios aprobadores de facturas de una organización, les llegue la imagen de una factura de manera que puedan aprobarla directamente en la aplicación, direccionarla a otros usuarios o rechazar su aprobación.
 
La gestión automatizada de los procesos de gestión y aprobación de facturas busca la maximización de la eficiencia del procedimiento y la reducción de los costes asociados al proceso.
 
Son muchos los factores a considerar, pero una vez decididos a instalar un workflow automatizado para la gestión del proceso de negocio de aprobación de facturas debemos de tener en cuenta determinadas consideraciones:
  • Es fundamental que el OCR se integre correctamente con el ERP si realizamos la contabilización automática de facturas.
  • Hay que tener en cuenta la asignación de las cuentas contables a las diferentes facturas.
  • Para el correcto funcionamiento de este tipo de aplicaciones es fundamental la correcta configuración de las bibliotecas de aprobación, ya que en caso contrario las facturas pueden acabar en usuarios a los que no debieran de llegar, con la consiguiente pérdida de confidencialidad y tiempo.
  • Debemos de tener claro que un workflow de aprobación de facturas es algo muy serio, y los permisos para su accesibilidad  deben de estar sujetos a restricciones, ya que no todo el mundo debe de poder ver determinadas facturas criticas para la compañía o cuya confidencialidad debe de ser mantenida.
  • Los ciclos de aprobación no pueden ser demasiado largos ya que de ser así se pueden producir retrasos en el pago de las facturas.
  • Hay que ser muy ágil en la tramitación, direccionamiento, aprobación y gestión de las incidencias con las facturas ya que el tiempo empieza a transcurrir desde la recepción de la factura.
  • Cuando se plante la decisión de automatizar la gestión de las facturas a buen seguro que le presentaran estudios en los que le indicaran el coste del pago de una factura tramitada manualmente y la reducción del coste que supone la implementación de la gestión automatizada de facturas. Pero cuidado con este punto, ya que una mala implementación o gestión del procedimiento puede hacerlo incluso más ineficiente que la aprobación manual y consumir más recursos, por lo que debemos de asegurarnos que se tienen en cuenta todas precauciones para asegurar una correcta implementación y gestión del proceso administrativo.
  • Es importante también tener en cuenta que la digitalización de las facturas debe ser acorde a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria. Esto se regula en el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
  • Con la digitalización de las facturas el documento físico no precisa volver a ser consultado, quedando desde ese momento supeditada cualquier gestión relativa a la factura al uso del sistema informático de gestión documental. Es por ello, que si se cumple lo recogido en la orden EHA/962/2007 las facturas en papel podrán ser destruidas una vez digitalizadas.
  • La utilización de estos sistemas permite que las facturas viajen a través de la aplicación salvando las distancias, por lo que pueden ser aprobadas por diferentes aprobadores ubicados en diferentes lugares.
  • Se mejora la trazabilidad ya que con estos sistemas quedan registradas las acciones de aprobación, direccionamiento, rechazo de facturas y los comentarios escritos por los revisores, de modo que se conoce en todo momento el histórico de una factura desde que entra en la empresa, hasta que se paga.
A debate: Pros y contras de este tipo de aplicaciones.

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